На виконання плану роботи Роздольненського районного суду АР Крим на 2 півріччя 2013 року головним спеціалістом, була проведена перевірка оформлення судових справ секретарями судового засідання та перевірка щодо ведення журналу реєстрації вхідної кореспонденції, журналу реєстрації вихідної кореспонденції.
Секретарі судового засідання проводять оформлення судових справ згідно з Інструкцією з діловодства у місцевому загальному суді, затвердженою Державною судовою адміністрацією України наказом № 68 від 27.06.2007 року, та Інструкцією про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України №168 від 15.12.2011 року. Згідно посадової інструкції секретаря судового засідання Роздольненського районного суду АР Крим від 19.04.2012 р. п. 2.11 секретар судового засідання оформляє матеріали судових справ і здійснює передачу справи до канцелярії суду. Для проведення перевірки були відібрані 15 справ різних категорій, з них 5 цивільних справ, 5 матеріалів про адміністративні правопорушення та 5 кримінальних проваджень. В ході проведення перевірки оформлення вибраних судових справ секретарями судового засідання були дотримані вимоги Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді та Інструкцією про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду щодо оформлення судових справ, але мають місце і недоліки. При перевірці 5 цивільних справ та 5-ти кримінальних проваджень недоліків виявлено не було. При оформленні вказаних справ секретарями судового засідання дотримано порядок оформлення справ, всі матеріали підшиті в хронологічному порядку, пронумеровані аркуші згідно з вимогами Інструкцій, складені внутрішні описи та підсумкові записи до них, що повністю відповідає вимогам Інструкцій. В ході проведення перевірки оформлення 5-ти матеріалів про адміністративні правопорушення, також встановлена відповідність останніх вимогам Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді та Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду. Але були виявлені недоліки при складанні внутрішнього опису. Так, згідно п.4.1.8 Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України №168 від 15.12.2011 року до внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується його укладачем. За результатом перевірки було виявлено відсутність у справах про адміністративні правопорушення підсумкового запису до внутрішнього опису. В іншому матеріали про адміністративні правопорушення відповідають вимогам Інструкцій. Недоліки, зазначені в акті щодо оформлення судових справ секретарями судового засідання, усунені в ході перевірки.
На підставі наказу № 5-1 від 10.01.2013 року «Про покладання обов’язків по веденню номенклатури справ суду» кур’єр суду є відповідальною особою за ведення журналу реєстрації вихідної кореспонденції № 01-77/13 та реєстру відправлення рекомендованої кореспонденції №01-78/13, відповідальною особою за ведення журналу реєстрації вхідної кореспонденції № 01-76/13 – головний спеціаліст суду, по яким і булла проведена перевірка. В ході проведення перевірки ведення журналу реєстрації вихідної кореспонденції № 01-77/13 з 02.01.2013 року по 11.11.2013 року, встановлена відповідність останнього вимогам Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді(додаток 49 до пункту 18.23) , але мають місце і недоліки у вигляді виправлень. Виправлення стосуються тільки дат окремих реєстрів журналу. Причинами виправлень є не стабільна робота комп’ютерної системи, у зв’язку з чим при роздрукуванні щоденного реєстру трапляються випадки некоректного відображення дати реєстру, що і призводить до вимушених виправлень. В іншому ведення журналу реєстрації вихідної кореспонденції № 01-77/13 повністю відповідає вимогам Інструкції. В ході проведення перевірки ведення реєстру відправлення рекомендованої кореспонденції № 01-78/13 з 02.01.2013 року по 11.11.2013 року, також встановлена відповідність останнього вимогам Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді (додаток 50 до пункту 18.23). За результатом перевірки не було виявлено порушень ведення реєстру, щоденні реєстри відправки рекомендованої кореспонденції мають встановлений зразок, завірені печаткою канцелярії суду та підписами виконавця та керівника апарату суду, до кожного реєстру додаються квитанції про сплату за відправлення рекомендованої кореспонденції. При перевірці ведення журналу реєстрації вхідної кореспонденції № 01-76/13 з 02.01.2013 року по 11.11.2013 року жодних порушень у його веденні не виявлено. Щоденні реєстри відповідають встановленому Інструкцією зразку( додаток 1 до пункту 2.2), коректно вказані дати щоденних реєстрів. Всі графи заповнені належним чином, виправлення відсутні. Недоліки у вигляді виправлень, зазначених в акті щодо журналу реєстрації вихідної кореспонденції № 01-77/13 усунені в ході перевірки.
_03_03.png)
